Czym są sale hybrydowe?
Sale hybrydowe to pomieszczenia dostosowane do prowadzenia spotkań, w których część osób uczestniczy osobiście, a część – zdalnie, za pośrednictwem fizycznych narzędzi do telekonferencji oraz takiej platformy, jak Zoom. Do spotkań hybrydowych zaliczać się mogą np. szkolne lekcje (podczas których część uczniów przebywa w swoich domach) albo narady dla kilku filii przedsiębiorstwa. Sala hybrydowa musi spełniać warunki stawiane wszystkim salom konferencyjnym – dotyczące powierzchni, oświetlenia czy wyciszenia. Przede wszystkim jednak powinna zostać stosownie wyposażona.
Jak zrodziło się zapotrzebowanie na sale hybrydowe?
Sesje robocze, lekcje czy konferencje, w których z częścią uczestników trzeba porozumiewać się zdalnie, stały się codziennością w dobie pandemii COVID-19. Nim przywykliśmy do nowej sytuacji, wiele spotkań organizowano w przypadkowych pomieszczeniach. Zasadniczym kryterium ich wyboru był metraż odpowiedni dla liczby uczestników, którzy mogli wziąć osobisty udział w danym wydarzeniu.
Szybko okazało się, że wstawienie do przypadkowej sali laptopa i rzutnika nie rozwiązuje problemu aktywnego uczestnictwa osób, które zmuszone są korzystać ze zdalnego połączenia. Przeszkodę stanowiły takie czynniki, jak słaba jakość dźwięku, brak dostępu do notatek sporządzanych na tablicy, statyczne prezentacje i ograniczone możliwości kontaktu wzrokowego. Zdalni uczestnicy biernie śledzili przebieg spotkania, z trudem koncentrując na nim uwagę.
Jakie warunki musi spełniać prawdziwa sala hybrydowa?
Aby spotkania, w którym część osób uczestniczy zdalnie, mogły wszystkim przynieść takie same, wymierne korzyści, sala hybrydowa powinna spełniać kilka podstawowych warunków:
- jakość dźwięku ma umożliwiać poprawną transmisję głosu pomiędzy uczestnikami zdalnymi a znajdującymi się na sali,
- uczestnicy spotkania muszą się nawzajem widzieć, by móc obserwować swoje reakcje,
- każdy uczestnik powinien w taki sam sposób widzieć prezentowany materiał,
- jeśli to istotne dla przebiegu spotkania, wszyscy uczestnicy muszą mieć możliwość edycji tworzonych notatek czy rysunków.
Tylko dzięki spełnieniu powyższych warunków spotkanie może nabrać interaktywnego charakteru. Łatwiej jest wówczas skupić uwagę uczestników i skłonić ich do czynnego udziału w danym wydarzeniu. Możliwa staje się także integracja grupy. Prowadzący zaś jest w stanie obserwować reakcje poszczególnych osób na prezentowany materiał i dostosowywać do nich przebieg sesji.
Wyposażenie sali hybrydowej
Sala hybrydowa musi być przede wszystkim wyposażona w dostęp do szerokopasmowego internetu – pozwalającego na przenoszenie wysokiej jakości obrazów i dźwięków. Postęp technologii sprawił, że coraz częściej posługujemy się grafiką i wideo w dużej rozdzielczości. W przypadku połączenia sieciowego o niedostatecznej przepustowości, transmisja danych nie przebiega płynnie lub w ogóle staje się niemożliwa.
Najlepszym środkiem do realizacji hybrydowej sesji jest odpowiednio dobrany, wielofunkcyjny system. Obejmuje on zintegrowane głośniki i obsługujące całą salę mikrofony, a także ekrany pozwalające na wyświetlanie prezentowanego materiału oraz obrazu z kamer zdalnych użytkowników. Zaletą zespolonych urządzeń przeznaczonych do użytkowania w salach hybrydowych jest prostota i intuicyjność ich obsługi, dzięki czemu prowadzący może skoncentrować się na temacie spotkania i na pracy z grupą.
Cennym uzupełnieniem wyposażenia sali hybrydowej jest elektroniczna tablica, z której sygnał można przekazać do osób łączących się zdalnie z innych lokalizacji. Ich poziom zaangażowania jest większy, gdy mogą aktywnie uczestniczyć w uzupełnianiu prezentowanych treści, edytowaniu tworzonych notatek czy schematów. Dzięki możliwościom, jakie stwarza Zoom, pracę w sali hybrydowej można usprawnić, dzieląc uczestników spotkania na grupy robocze (tzw. pokoje). Pozwala to na równoległa realizację niektórych zadań w mniejszych zespołach.
